Затверджено

Наказом Головного управління юстиції у Миколаївській області

№ 3/04 від 13 січня 2014р.

 

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

щодо порядку оформлення приватним нотаріусом

найманого працівника

 

ВСТУП

 

Методичні рекомендації розроблено відповідно до Закону України “Про нотаріат”, Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03. 2001 № 16, Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.

 Основою рекомендацій є узагальнення щодо виявлених недоліків під час проведення комплексних перевірок організації нотаріальної діяльності нотаріусами, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, що допускаються при оформленні приватними нотаріусами Миколаївської області найманих працівників.

У Методичних рекомендаціях висвітлюються питання щодо загальних  вимог укладання приватним нотаріусом цивільно-правових та трудових договорів, ведення особових справ  найманих працівників.

Методичні рекомендації розроблені для використання нотаріусами під час оформлення приватним нотаріусом найманого працівника.

 

І. Загальні положення

 

Відповідно до статті 1 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 року № 3425-ХІІ (далі - Закон) нотаріат в Україні - це система органів і посадових осіб, на які покладено обов'язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняти інші нотаріальні дії, передбачені цим Законом, з метою надання їм юридичної вірогідності.

У своїй діяльності нотаріуси керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами Міністра юстиції України, нормативними актами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

Відповідно до статті 24 Закону України «Про нотаріат» приватний нотаріус вправі укладати цивільно-правові та трудові договори.

Однак, відповідно до підпункту 14.1.226 пункту 14.1 статті 14 Податкового кодексу України кількість працівників приватного нотаріуса, як особи, яка здійснює незалежну професійну діяльність, не може бути більше чотирьох осіб.

 

ІІ. Вимоги до робочого місця приватного нотаріуса при наявності найманих працівників та вимоги щодо помічника приватного нотаріуса

 

У відповідності до статті 8 Закону України «Про нотаріат» нотаріальна таємниця - сукупність відомостей, отриманих під час вчинення нотаріальної дії або звернення до нотаріуса заінтересованої особи, в тому числі про особу, її майно, особисті майнові та немайнові права і обов'язки тощо.

Нотаріус та особи, зазначені у статті 1 цього Закону, а також помічник нотаріуса  зобов'язані зберігати нотаріальну таємницю, навіть якщо їх діяльність обмежується наданням правової допомоги чи ознайомленням з документами і нотаріальна дія або дія, яка прирівнюється до нотаріальної, не вчинялась.

Обов'язок дотримання нотаріальної таємниці поширюється також на осіб, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків чи іншої роботи, на осіб, залучених для вчинення нотаріальних дій у якості свідків, та на інших осіб, яким стали відомі відомості, що становлять предмет нотаріальної таємниці.

Враховуючи вищенаведене, з метою недопущення розголошення відомостей, що становлять нотаріальну таємницю, при укладені трудового договору з найманим працівником, нотаріусу необхідно включити до обов'язків, які передбачені трудовим договором також обов'язок працівника дотримуватись нотаріальної таємниці.

Звертаємо Вашу увагу, що відповідно до п. 8.1.1. Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та здійснення контролю за організацією нотаріальної діяльності, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 23.03.2011 № 888/5 (далі - Положення) у приміщенні не можуть перебувати, здійснювати професійну діяльність особи, діяльність яких не пов'язана з учиненням нотаріальних дій чи наданням додаткових послуг правового чи технічного характеру, пов'язаних з ними, крім осіб, які за договорами (угодами, контрактами) з приватним нотаріусом виконують роботи із забезпечення діяльності приватного нотаріуса (установлення та обслуговування оргтехніки, охоронного обладнання тощо) чи проходять стажування.

Відповідно до абзацу 5 пункту 4 розділу ІІІ Правил професійної етики нотаріусів України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 04.10.2013 № 2104/5, нотаріус зобов'язаний забезпечити розуміння і дотримання принципу конфіденційності та таємниці нотаріальних дій своїми помічниками (консультантами державної нотаріальної контори) та технічним персоналом.

Згідно пункту 8.5.2 Положення, для роботи з документами особи, які працюють з приватним нотаріусом на підставі цивільно-правового чи трудового договору (помічники) і є технічним персоналом, стажист нотаріуса повинні перебувати у відокремленій, належно пристосованій до умов роботи (стажування) та дотримання нотаріальної таємниці кімнаті.

Чинним законодавство передбачено певні обмеження щодо окремих найманих працівників нотаріуса, а саме статтею 13 Закону України «Про нотаріат», передбачено, що нотаріус може мати одного помічника.

Даною статтею передбачено ряд вимог, яким повинен відповідати помічник, а саме:

- громадянство України;

- повна вища юридична освіта;

- володіння державною мовою:

- стаж роботи у сфері права не менш як три роки.

Не може бути помічником нотаріуса особа, яка має судимість, обмежена у дієздатності або визнана недієздатною за рішенням суду.

Помічник нотаріуса не може займатися підприємницькою, адвокатською діяльністю, бути засновником адвокатських об’єднань, перебувати на державній службі або службі в органах місцевого самоврядування, у штаті інших юридичних осіб, а також виконувати іншу оплачувану роботу, крім викладацької, наукової і творчої діяльності.

Помічнику нотаріуса забороняється використовувати свій статус з метою одержання неправомірної вигоди або прийняття обіцянки чи пропозиції такої вигоди для себе чи інших осіб.

За дорученням нотаріуса помічник нотаріуса бере участь у прийомі фізичних осіб та представників юридичних осіб, складенні проектів правочинів, свідоцтв, інших документів, пов’язаних із вчиненням нотаріальних дій, і статистичних звітів; вносить записи до реєстру для реєстрації нотаріальних дій, веде діловодство та архів нотаріуса, готує та надсилає за дорученням нотаріуса запити до підприємств, установ і організацій щодо відомостей та документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій, а також виконує іншу допоміжну і технічну роботу. Помічник нотаріуса не має права підписувати нотаріальні документи та використовувати печатку нотаріуса.

Помічник нотаріуса зобов’язаний виконувати свої професійні обов’язки відповідно до цього Закону та трудового договору, укладеного з нотаріусом; дотримуватися нотаріальної таємниці; дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса; постійно підвищувати свій професійний рівень.

Добір кандидатур і прийняття на роботу помічника приватного нотаріуса є виключним правом нотаріуса. З помічником нотаріуса укладається трудовий договір.

Відповідно до частини 4 статті 10 Закону України «Про нотаріат» за наявності стажу роботи, визначеного у частині другій статті 3 цього Закону, особи, які мають намір скласти кваліфікаційний іспит на право на зайняття нотаріальною діяльністю, допускаються Вищою кваліфікаційною комісією нотаріату до його складання на підставі подання відповідно Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Враховуючи вищенаведене, при укладені трудового договору з помічником, приватний нотаріус зобов'язаний перевірити, чи відповідає особа, яка має намір працювати помічником вимогам статті 13 Закону України «Про нотаріат».

При укладанні трудового договору, крім документів про перевірку вищевказаних відомостей, нотаріус зобов'язаний ознайомитесь з паспортом або іншим документом, який посвідчує особу, реєстраційним номером облікової картки платника податків, документом про освіту та іншими необхідними документами.

Окрім того, документи, які підтверджують перевірку відомостей передбачених статті 13 Закону України «Про нотаріат» та копії паспорта, реєстраційного номеру облікової картки платника податків і документу про освіту повинні зберігатись в особовій справі працівника.

Звертаємо Вашу увагу, що вищенаведене, відповідно до пунктів 4.1-4.2. Порядку проведення перевірки організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, є предметом перевірки, яка проводиться уповноваженими представниками Міністерства юстиції України або Головного управління юстиції, діяльність яких безпосередньо пов'язані з контролем за організацією нотаріату та нотаріальною діяльністю в Україні.

 

ІІІ. Укладання приватним нотаріусом цивільно-правових

та трудових договорів

 

Статтею 21 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП України) встановлено, що трудовий договір - це угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Відповідно до статей 24, 241 цього Кодексу трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Додержання письмової форми є обов'язковим при укладенні трудового договору з фізичною особою (приватним нотаріусом). У разі укладення трудового договору між працівником і фізичною особою фізична особа повинна у тижневий строк з моменту фактичного допущення працівника до роботи зареєструвати укладений у письмовій формі трудовий договір у державній службі зайнятості за місцем свого проживання у порядку, визначеному  Міністерством праці та соціальної політики України.

На відміну від трудового цивільно-правовий договір - це домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків (стаття 626 Цивільного кодексу України).

Цивільно-правові угоди слід відмежовувати від трудових договорів за такими ознаками:

1. Відносини, що виникають внаслідок укладення цивільно-правової угоди, регулюються нормами цивільного, а не трудового права.

2. Сторонами договору цивільно-правового характеру є замовник і виконавець, а не працівник і роботодавець.

3. Предметом договору цивільно-правового характеру є конкретний  вид послуги (роботи) та її кінцевий результат, що має кількісну і якісну визначеність, а не трудова функція, процес праці та її організація.

 4. Договір про надання послуг чи договір підряду, на відміну від трудового договору, не оформлюється наказом чи розпорядженням, і якщо він укладається між фізичними особами, то не підлягає реєстрації в державній службі зайнятості.

 5. При укладенні договору про надання послуг чи договору підряду на відміну від трудового договору трудова книжка не подається, та відповідно до неї періоди праці за договорами цивільно-правового характеру не заносяться.

6. Виконавець (підрядник) на відміну від працівника внутрішньому трудовому розпорядкові не підпорядковується. Виконує роботу на власний розсуд, хоча у договорі цивільно-правового характеру може бути обумовлений сторонами конкретний час надання послуги чи виконання роботи.

7. Виконавець (підрядник) на відміну від працівника не є підпорядкованим та підконтрольним замовникові, і він не може бути притягнутий до дисциплінарної відповідальності (відповідальність згідно Цивільного кодексу).

8. Розмір винагороди за надані послуги чи виконані роботи, порядок і терміни її виплати на відміну від заробітної плати (за трудовим договором) установлюються самим договором. Підставою для виплати такої винагороди є акт здавання-приймання виконаних робіт (наданих послуг).

9. На виконавця (підрядника) не поширюють соціально-трудові пільги і гарантії (відпустка, вихідні дні, тривалість робочого часу, оплата праці при відхиленні від нормальних умов праці, виплата допомоги з тимчасової втрати працездатності тощо), передбачені трудовим законодавством для працівників. Водночас у договорі цивільно-правового характеру сторони можуть домовитися про певні пільги і гарантії, які надаються за рахунок замовника.

10. На виконавця (підрядника) покладається ризик негативних наслідків роботи, а при укладенні трудового договору такий ризик покладається на роботодавця.

Таким чином, якщо приватному нотаріусу необхідно виконати певну роботу за певний час (наприклад, прошити документи у справи), то ним можуть укладатися цивільно-правові угоди, а якщо необхідно, щоб фізична особа постійно виконувала одну і ту саму роботу з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядкові, то з нею необхідно укладати саме трудовий договір.

Враховуючи вищенаведене, нотаріус при прийнятті на роботу працівника зобов'язаний укласти з ним трудовий договір у письмовій формі. Форма такого договору та порядок його реєстрації затверджені наказом Міністерства праці і соціальної політики України від 08.06.2001р. № 260 «Про затвердження Форми трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, та Порядок реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю».

Доцільно зазначити, що укладення трудового договору оформляється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу про зарахування працівника на роботу.

 

ІV. Накази, які видаються державними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами

Відповідно до пункту 5.13 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 №3253/5 (надалі – Правила), завідувач конторою, архівом, приватний нотаріус мають право видавати накази з адміністративно-господарських питань, приватний нотаріус – також з особового складу.

Наказом Міністерства юстиції України №1909/5 від 20.12.2012 були внесені зміни до Правил ведення нотаріального діловодства, а саме змінено додаток № 32 до них «Типова номенклатура справ державної нотаріальної контори  та приватного нотаріуса». Нова редакція типової номенклатури розрізняє накази приватного нотаріуса з кадрових питань, у тому числі тимчасового строку зберігання, та накази державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса з адміністративно-господарських питань.

Згідно з типовою номенклатурою (у новій редакції) до наказів з кадрових питань відносяться накази про: прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, звільнення; підвищення кваліфікації, зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання); оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; надання  відпусток для догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати.

До наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання відносяться накази про: короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням.

Всі інші накази, які можуть видаватися завідувачами державних нотаріальних контор, архіву, приватними нотаріусами відносяться до адміністративно-господарських питань.

Згідно з пунктом 5.13 Правил усі накази мають оформлюватись на бланку формату А4. Бланк наказу має містити наступні реквізити:

назву установи вищого рівня (Міністерство юстиції України та  Головне управління юстиції у Миколаївській області);

назву державної нотаріальної контори або прізвище, ім’я, по батькові приватного нотаріуса, назву нотаріального округу;

назву виду документа (наказ);

дату складення;

місце складення;

номер;

заголовок до тексту;

текст;

підпис нотаріуса.

У наказах з кадрових питань (з особового складу) також зазначається, підстава їх складення (наприклад, заява про прийняття на роботу, про відпустку, трудовий договір тощо).

Слід зазначити, що при використанні на бланку зображення Державного Герба України необхідно дотримуватись розмірів його зображення (висота -            17 мм, ширина – 12 мм).

Накази, як правило, складаються з 2-х частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету складання наказу. У тексті наказу, підготовленого на підставі документів інших організацій або раніше виданих документів, вказують їхні реквізити: назви документів, найменування організацій – авторів документів, дати документів, реєстраційні номери документів, заголовки до їх текстів.

У розпорядчій – розпорядження, рішення, пропозиції керівника. Якщо зміст документа не потребує пояснення, то його текст містить тільки  розпорядчу частину.

У наказах не дозволяються закреслення та виправлення.

При підписанні наказу підпис нотаріуса не потребує скріплення печаткою. Наказ набирає чинності з моменту його підписання, якщо в тексті не зазначено інший термін.

Окрему увагу слід приділити саме наказам з кадрових питань (з особового складу), оскільки вони є не тільки розпорядчими документами, але й одночасно первинними обліковими документами, оскільки в них фіксується факт прийняття на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, оголошення заохочень, стягнень та ін.

Накази  з кадрових питань (з особового складу), за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, яка починається дієсловом у наказовій формі, що точно означає дію (наприклад, «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ», тощо), яке пишеться великими літерами.

Після розпорядчого слова у новому рядку з абзацу великими літерами друкується прізвище працівника, на якого поширюється чинність наказу, і далі – ім’я, по батькові й текст наказу.

Формулювання, що застосовуються у тексті наказу, повинні відповідати вимогам КЗпП України, оскільки  їх правильність гарантує трудові права працівників.

Є певні вимоги й щодо викладу тексту наказу:

1. У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазначають: а) на яку посаду приймається працівник; б) з якого числа оформляється на роботу; в) вид прийняття на роботу (постійна, тимчасова, за сумісництвом); г) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем); д) умови оплати праці.

2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують: а)вид і мотивування переведення (у зв'язку з виробничою потребою, за станом здоров'я, вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу, для заміни відсутнього працівника); б) посаду; в) дату і термін переведення (постійно або тимчасово); г) умови оплати праці, пільги й компенсації, передбачені чинним законодавством.

3. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами); б) загальну кількість робочих днів; в) дату виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.

З кадрових питань (з особового складу) розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази. В індивідуальних міститься інформація тільки про одного працівника, у зведених – про кількох, незалежно, які управлінські дії на них  поширюються (прийняття на роботу, переведення, звільнення, тощо).

У наказі щодо групи питань їх викладають у такій послідовності: прийняття на роботу (призначення на посаду); переведення на іншу постійну роботу; звільнення з роботи; надання відпусток; заохочення; стягнення.

Наприкінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання. При прийнятті на роботу підставою є заява працівника (трудовий договір), в інших випадках – відповідні документи (заяви, доповідні записки тощо). Кожен пункт наказу може мати одну чи декілька підстав.

Підписаний приватним нотаріусом наказ обов’язково доводиться до відома працівника під розписку із зазначенням дати ознайомлення.

Підписані накази підлягають обов’язковій реєстрації в окремих книгах, які мають різний строк зберігання. До 2013 року - у книзі реєстрації наказів з особового складу (75 років) та у книзі реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (3 роки), а з 2013 року - у книзі реєстрації наказів з кадрових питань (75 років), у книзі реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (5 років).

Відповідно до статті 121 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5, реєстраційні журнали, в яких реєструють короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням  (накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання) зберігаються 5 років.

У зв’язку з вищевикладеним, беручи до уваги строки зберігання цих книг та самих наказів, доцільно буде реєструвати накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання у книзі реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань.

Накази групуються в справу в межах діловодного року за порядком їх підписання: наказ під № 1 розміщується першим зверху, а потім – наступні. Необхідно зазначити, що з 01.01.2013 накази з адміністративно-господарських питань та з кадрових питань тимчасового строку зберігання формуються в одну справу, а накази з кадрових питань - в іншу.

З 01.01.2013 справи «Накази з кадрових питань» зберігаються 75 років, «Накази з адміністративно-господарських питань та з кадрових питань тимчасового строку зберігання» – 5 років, а до січня 2013 року строки зберігання вищезазначених  справ складали: 75 років - для наказів з особового складу, 3 роки - для наказів з адміністративно-господарських питань.

Звертаємо увагу, що до 01 січня 2013 року типова номенклатура не поділяла накази з особового складу на види, у зв’язку з чим накази, які на теперішній час віднесені до  наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання, формувалися у справу разом з іншими наказами з особового складу зі строком зберігання 75 років.

Деякі приватні нотаріуси після реєстрації нотаріальної діяльності у певному нотаріальному окрузі, видавали наказ про початок нотаріальної діяльності. У разі зміни нотаріального округу - видавали  наказ про припинення нотаріальної діяльності у відповідному нотаріальному окрузі. У разі припинення нотаріальної діяльності видавали наказ про припинення нотаріальної діяльності. Вимоги щодо обов’язкового видання таких наказів Законом України «Про нотаріат» та Правилами ведення нотаріального діловодства ні раніше, ні на теперішній час не передбачались.

Видання таких наказів було передбачено Рекомендаціями щодо заповнення трудових книжок приватних нотаріусів, розробленими Міністерством юстиції України у 2009 році, в яких викладено, зокрема, що приватні нотаріуси, які одержали реєстраційне посвідчення, видають наказ про початок нотаріальної діяльності. Згідно з цими рекомендаціями такий наказ відносився до особового складу, реєструвався в книзі реєстрації наказів з особового складу і включався до справи «Накази з особового складу» за рік, в якому був виданий, та  зберігався 75 років. На теперішній час ці накази будуть відноситись до наказів з кадрових питань.

Окрім того, наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489 затверджені типові форми первинної облікової документації зі статистики праці (Форми N П-1, П-2, П-3, П-4, П-5, П-6, П-7), а саме:

 N П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу".

( Підпункт 1.2 пункту 1 виключено на підставі Наказу Державного комітету статистики

N 496 від 25.12.2009 )

 N П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки".

 N П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)".

 N П-5 "Табель обліку використання робочого часу".

 N П-6 "Розрахунково-платіжна відомість працівника".

 N П-7 "Розрахунково-платіжна відомість (зведена)".

 

V. Ведення особових справ  найманих працівників

 

На підставі укладеного трудового договору та наказу про прийняття на роботу приватним нотаріусом формується особова справа працівника. Особова справа працівника — це сукупність документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття до нотаріуса, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.

Особові справи формуються впродовж усього часу роботи певної особи у приватного нотаріуса. В разі повторного прийняття працівника на нього заводять нову особову справу.

Облікові документи з особового складу, зокрема, особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати або в інших випадках. Ігнорування вимог щодо оформлення, ведення та зберігання особових справ працівників — неприпустиме.

Особова справа заводиться на кожну особу, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом (справа № 01-17), є перехідною і повинна закриватися після звільнення особи.

Окрім того, Типовою номенклатурою справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (додаток 32 до Правил ведення нотаріального діловодства) передбачена справа 01-13 „Особові рахунки працівників”, які зберігаються 75 років. У цій справі повинні зберігатися документи, які стосуються найманих працівників, а саме:

N П-5 "Табель обліку використання робочого часу".

N П-6 "Розрахунково-платіжна відомість працівника".

N П-7 "Розрахунково-платіжна відомість (зведена)", які затверджені наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489 „Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці”.

Відповідно до п. 10.2 Правил ведення нотаріального діловодства, п. 3.2.12 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності:

внутрішній опис документів, включених до справи;

заява про прийняття на роботу (контракт);

направлення або подання;

особовий листок з обліку кадрів;

автобіографія;

документи про освіту (копії);

витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення працівника;

доповнення до особового листка з обліку кадрів;

доповнення до особового листка про заохочення;

довідки та  інші документи.

Спочатку до особової справи вміщують документи, що відображають  процес прийняття на роботу, потім – усі основні документи, які з’являються упродовж трудової діяльності працівника (наприклад, копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування, характеристики, атестаційні листи та ін.).

Належне забезпечення прав найманих працівників — обов'язок кожного роботодавця. Законодавством України передбачено посилений режим охо­рони праці та забезпечення прав найманих працівників на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності, а також державний нагляд (ст. 259-260 КЗпП). Їх дотримання суворо контролюється відповідними державними органами. Права найманих працівників закріплюються не лише Кон­ституцією України чи законодавством про працю, а й положеннями колектив­ного договору підприємства, статутами підприємств та організацій, трудовим договором, укладеним з працівником письмово, посадовою інструкцією тощо.

Посадова інструкція – це документ, що регламентує виробничий процес кожного працівника. Зазвичай включає короткий виклад основних обов'язків, повноважень та необхідних навиків, що відносяться до конкретної посади в організації. Посадова інструкція — це обов'язковий кадровий документ.

До процесу розробки кожної конкретної посадової інструкції слід підходити індивідуально. Оскільки в Україні триває процес перегляду, удосконалення та розроблення кваліфікаційних характеристик і деякі галузеві випуски ДКХП й досі відсутні, то за потреби можна користуватися кваліфікаційними характеристиками відповідних довідників, виданих ще за радянських часів,  які залишаються чинними й досі згідно з Постановою Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12 вересня 1991 р. № 1545-XII, за умови відповідності назв посад (професій) вимогам Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 р. № 327. Якщо ж кваліфікаційних характеристик немає взагалі, то посадові інструкції розроблюються з огляду на розподіл праці, завдання та обов’язки, які плануються або фактично склалися між працівниками у процесі роботи.

Посадові інструкції складаються з розділів: «Загальні положення», «Завдання та обов'язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою». У робочих інструкціях розділи «Загальні положення», «Взаємовідносини (зв'язки) за професією» можуть бути відсутні.

У правому куті першої сторінки посадової інструкції розташовується слово "Затверджено", підпис керівника про її затвердження, вказана посада, ініціали та прізвище керівника, а також дата затвердження. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади, яка має відповідати професійній назві роботи, передбаченій у Класифікаторі професій та повна назва відповідного структурного підрозділу.

У розділі «Загальні положення» наводяться дані про сутність, особливості і мету робіт, порядок укладення та припинення трудового договору, класифікаційні критерії, визначальні ознаки спеціальності й спеціалізації, додаткові відомості про посаду, професію або роботи працівника тощо.

Розділ «Завдання та обов'язки» розкриває зміст робіт, які має виконувати працівник. У робочій інструкції цей розділ повинен містити характеристики робочого місця.

У розділі «Права» визначаються і наводяться делеговані працівникові правові засоби, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань та обов'язків.

Розділ «Відповідальність» містить показники особистої відповідальності за виконання робіт, а також переліки результатів, яких необхідно досягти працівникові в процесі професійної діяльності за вказаною посадою, професією або роботою.

У розділі «Повинен знати» подаються додаткові порівняно з кваліфікаційною характеристикою вимоги до знань, умінь, майстерності працівника, викликані реальними умовами виробництва, особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.

Розділ «Кваліфікаційні вимоги» містить норми, які стосуються рівнів освіти, кваліфікації, досвіду, спеціалізації, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою або на робочому місці.

Розділ «Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою» розкриває взаємовідносини та зв'язки з іншими працівниками в підрозділі і за його межами, умови заміщення в разі відсутності тощо.

У зв'язку з тим, що окремі кваліфікаційні характеристики працівників містять тільки основні або типові завдання та обов'язки, роботодавець може доповнювати посадові (робочі) інструкції роботами, які входять до складу статутів, регламентів, технологічних карт, інструкцій та інших нормативних документів.

Якщо зміни, що вносяться до посадових інструкцій, пов’язані зі зміною істотних умов праці (режиму роботи, найменування посади, категорії, суміщення професій тощо), то працівника необхідно повідомити про це не пізніше ніж за два місяці до набрання чинності зазначеними змінами (ст. 32 КЗпП).

Про функціональні обов'язки працівник може довідатися під час ознайомлення з персональною посадовою інструкцією. Такі посадові інструкції рекомендовано складати (не менш як у двох примірниках, один з яких залишається у працівника) для кожного працівника індивідуально з наступним ознайомленням під підпис.

На підставі вищезазначеного, посадова інструкція обов’язково повинна бути у найманих працівників.

Відповідно до п. 3.2.12 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001  №16, копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

Не допускається включати до особової справи накази про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування та з інших аналогічних питань.

Основним документом в особовій справі працівника є особовий листок з обліку кадрів, який містить перелік питань щодо даних працівника, його освіти, попередньої роботи, відношення до військової служби, сімейного стану тощо. Цей документ є узагальненням автобіографічних даних працівника.

При заповненні особового листка з обліку кадрів використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, документи про освіту (диплом, посвідчення, свідоцтво, атестат), військовий квиток, документи про виноходи, зроблені працівником.

Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без підчисток і виправлень.

Приватний нотаріус повинен перевірити правильність заповнення особового листка з обліку кадрів, а також звірити дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікацій, населених пунктів з оригіналами документів (паспортом, трудовою книжкою, документом про освіту, військовим квитком тощо).

Також до особової справи включається доповнення до особового листка з обліку кадрів. Записи в доповненні робляться вперше при оформленні особової справи, згодом – за наступних змін в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів та документів, наданих працівником.

До особової справи підшивають автобіографію. Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі елементи та реквізити в ній мають бути обов’язково. Оформлюють автобіографію від руки на аркуші формату А4. Відомості викладаються у розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності із зазначенням місяця і року. В автобіографії наводяться такі відомості:

 1. назва виду документа (Автобіографія);

 2. П.І.Б. автора (теперішні і колишні, якщо були зміни);

 3. число, місяць, рік народження;

 4. місце народження;

 5. громадянство;

 6. відомості про навчання (повне найменування навчальних закладів);

 7. відомості про трудову діяльність (у хронологічній послідовності);

 8. відомості про громадську роботу (всі її види), наукові звання;

 9. нагороди і заохочення;

 10. родинний стан і склад сім’ї;

 11. паспортні дані, домашня адреса і номер телефону.

Зліва під текстом автобіографії проставляють дату складання, а справа підпис особи, що її написала.

Копії документів, які включаються до особової справи повинні бути засвідченні в установленому порядку. Те саме стосується витягів з наказів.

Документи у особовій справі підшиваються, нумеруються, складається внутрішній опис документів та засвідчувальний напис справи, оформлюється обкладинка. Кожній особовій справі надається порядковий номер. Систематизуються особові справи працівників в алфавітному порядку.

Особова справа на кожного працівника повинна формуватись в окремій спеціально виготовленій обкладинці з твердого картону. На обкладинці необхідно зазначати:

назву установи вищого рівня;

прізвище, ім’я, по батькові приватного нотаріуса, назву нотаріального округу;

номер справи;

прізвище, ім’я та по батькові особи, на яку вона заведена (у називному відмінку);

дата заведення та закінчення особової справи (день прийняття особи на роботу і день звільнення).

Після звільнення працівника його заяву про звільнення, витяг з наказу, а також інші документи, на підставі яких видано наказ, підшивають до особової справи та записують в опис. У доповненні до особового листка з обліку кадрів робиться запис про звільнення. Після виконання цих процедур особова справа здається на зберігання до архіву приватного нотаріуса в установленому порядку. Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання.

Внутрішній опис документів, що зберігаються в особовій справі, заповнюється при первинному формуванні особової справи. До опису включаються документи відповідно до їхнього розміщення у справі із зазначенням повної назви документа, організації, яка його видала номера і дати документа, а також дати включення його до особової справи і кількості аркушів. Матеріали, які надійшли після працевлаштування працівника, вносяться до опису за їх надходженням.

Після звільнення працівника приватним нотаріусом складається засвідчувальний напис справи, відповідно до додатку № 38 до Правил ведення нотаріального діловодства.

Особова справа працівника обліковується в графі 3 номенклатури справ приватного нотаріуса в рік її заведення, а до опису справ з кадрових питань (опису справ з особового складу) (додаток 42 до Правил ведення нотаріального діловодства) (справа 03-06) включається по даті звільнення працівника. Особові справи звільнених працівників формуються за роком їх звільнення.

Не дозволяється розголошувати дані, які містяться в особових справах, вилучати з них документи, вносити до облікових даних будь-які зміни без відома працівника, на якого оформлена справа, та приватного нотаріуса.

Доступ до особових справ має бути обмеженим. Особові справи зберігаються на рівні із секретними документами, тобто окремо від інших документів у сейфах чи, в крайньому випадку, у спеціально пристосованих для цього металевих шафах, що замикаються.

Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом приватного нотаріуса. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Особові справи відповідно до Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, у редакції яка діяла до 01.01.2013, зберігалися постійно, а згідно зі змінами, які внесені наказом Міністерства юстиції України від 20.12.2012 №1909/5, зберігаються 75 років.

 

VI. Ведення трудових книжок працівників

 

Питання щодо ведення трудових книжок  регулює стаття 48 КЗпП України. Цією статтею визначено, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

 

Угору