МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

 

НАКАЗ

 

15.03.2013 № 447/5

 

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

18 березня 2013 р.

за № 431/22963

 

 

Про затвердження Правил організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)

 

Відповідно до частини першої статті 116 Закону України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом", пунктів 3 та 9 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 395, НАКАЗУЮ:

 

1. Затвердити Правила організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора), що додаються.

 

2. Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу (Чижмарь К.І.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

 

3. Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити виконання цього наказу.

 

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

 

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу Чижмарь К.І.

 

Міністр

О. Лавринович

 

 

ПОГОДЖЕНО:

 

В.о. Голови Державної архівної служби України

 

 

В.М. Воронін

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства

юстиції України

15.03.2013 № 447/5

 

 

 

 

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

18 березня 2013 р.

за № 431/22963

 

 

ПРАВИЛА

організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)

 

I. Загальні положення

 

1.1. Ці Правила встановлюють вимоги до документування діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) (далі - арбітражний керуючий), організації архіву та роботи з документами в приміщенні, де знаходиться контора (офіс) арбітражного керуючого (далі - офіс).

 

1.2. У цих Правилах терміни вживаються у таких значеннях:

 

архів арбітражного керуючого - сукупність документів, створених під час діяльності арбітражного керуючого та пов'язаних з нею, які після їх завершення у діловодстві підлягають подальшому зберіганню в його офісі з огляду на їх значущість для особи, суспільства та держави;

 

особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинена, - фізична особа, яка припинила діяльність арбітражного керуючого з підстав, передбачених частиною першою статті 112 Закону України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом", свідоцтво про право на здійснення діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) якої анульовано та відомості стосовно якої виключено з Єдиного реєстру арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів) України.

 

Інші терміни та їх визначення застосовуються у значеннях, наведених у ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять", затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 травня 2004 року № 97.

 

1.3. Діловодство арбітражного керуючого ведеться з дотриманням цих Правил, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 08 травня 2001 року за № 407/5598 (зі змінами), ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ 4163-2003), та інших нормативно-правових актів у сфері архівної справи та діловодства.

 

1.4. Порядок організації діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

 

Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами визначається згідно із законодавством.

 

1.5. Арбітражний керуючий при здійсненні своєї діяльності забезпечує організацію діловодства та архіву, зокрема:

 

складення, оформлення, реєстрацію і виконання документів щодо його діяльності;

 

формування та збереження справи боржника (банкрута) у справі про банкрутство, щодо якої він виконує повноваження розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора (далі - справа боржника);

 

розгляд звернень фізичних та юридичних осіб з питань його діяльності у строки, визначені законодавством;

 

складення номенклатури справ на підставі примірної номенклатури справ;

 

формування справ відповідно до номенклатури справ;

 

зберігання документів, пов'язаних з його діяльністю;

 

підготовку для передавання документів у разі припинення його діяльності до відповідної архівної установи або архіву Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі за місцезнаходженням офісу арбітражного керуючого (далі - управління юстиції) згідно із законодавством.

 

1.6. Арбітражний керуючий може покласти організацію діловодства та архіву на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах.

 

1.7. При звільненні особи, відповідальної за організацію діловодства та архіву, арбітражний керуючий зобов'язаний перевірити наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання документів (справ) при звільненні особи, відповідальної за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого, за формою згідно з додатком 1 до цих Правил.

 

ІІ. Документування діяльності арбітражного керуючого

 

1. Загальні вимоги до створення документів

 

1.1. Документування діяльності арбітражного керуючого полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням встановлених законодавством правил інформація про діяльність арбітражного керуючого.

 

1.2. Право на підписання, погодження, затвердження документів, що пов'язані з діяльністю арбітражного керуючого, має лише арбітражний керуючий.

 

Документи, що передбачають затвердження їх арбітражним керуючим (номенклатура справ; описи справ; акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду; акт про нестачу документів поточного діловодства або/та архівних справ (документів) тощо), можуть бути підписані арбітражним керуючим або визначеною ним особою, відповідальною за організацію його діловодства та архіву.

 

1.3. Арбітражний керуючий може доручати підготовку документів особі, яка перебуває з ним у трудових відносинах.

 

1.4. Арбітражний керуючий визначає сукупність документів, необхідних і достатніх для документування інформації про його діяльність, та включає їх у номенклатуру справ.

 

1.5. Документ повинен відповідати положенням актів державних органів, органів влади Автономної Республіки Крим та спрямовуватись на виконання покладених на арбітражного керуючого завдань і обов'язків.

 

1.6. Арбітражний керуючий здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

 

Документи, які надсилаються за межі України, оформлюються українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

 

1.7. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування арбітражного керуючого - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

 

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

 

1.8. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 2 до цих Правил.

 

2. Бланки документів

 

2.1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються лише на бланках арбітражного керуючого, що виготовляються друкарським способом або за допомогою комп'ютерної техніки на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

 

2.2. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 мм) - для оформлення документів у вигляді таблиць.

 

2.3. Бланки документів повинні мати такі поля (в міліметрах): 30 - ліве; 10 - праве; 20 - верхнє та нижнє.

 

2.4. Бланки повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

 

2.5. Арбітражний керуючий може застосовувати такі види бланків документів: загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа); бланк листа; бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа).

 

2.6. Бланк листа має містити: найменування арбітражного керуючого; довідкові дані (поштова адреса офісу, номер телефону, факсу, адреса електронної пошти, номер свідоцтва про право на здійснення діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) та дата його видачі тощо); дату документа та реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.

 

2.7. Не допускається розміщення на бланках арбітражного керуючого інформації, що не стосується документа.

 

2.8. Деякі внутрішні документи (заяви осіб, які перебувають у трудових відносинах з арбітражним керуючим, доповідні записки, довідки тощо) оформлюються не на бланках.

 

3. Оформлення реквізитів документів

 

Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003.

 

4. Найменування арбітражного керуючого

 

Найменування арбітражного керуючого - автора документа містить: повне зазначення професії арбітражного керуючого - арбітражний керуючий (розпорядник майна, керуючий санацією, ліквідатор) або скорочену назву - арбітражний керуючий, його прізвище, ім'я, по батькові.

 

5. Довідкові дані про арбітражного керуючого

 

Довідкові дані про арбітражного керуючого містять: поштову адресу офісу, номери телефонів, факсів, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування арбітражного керуючого.

 

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

 

6. Назва виду документа

 

Назва виду документа (наказ, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим нормативно-правовими актами.

 

7. Дата документа

 

7.1. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться, наприклад: 02.03.2013.

 

7.2. У посиланнях на нормативно-правові акти і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2013 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2013 р.

 

7.3. Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче реквізиту "Підпис" ліворуч. Дата документа проставляється особою, яка його підписує або затверджує.

 

8. Реєстраційний індекс документа

 

8.1. Під час реєстрації документів їм надаються індекси. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами за номенклатурою справ.

 

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи створений в установі.

 

8.2. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера, наприклад: 55, де 55 - порядковий номер.

 

8.3. У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ та порядковий номер, наприклад: 01-19/191, де 01-19 - індекс справи за номенклатурою, 191 - порядковий номер.

 

8.4. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 110 ДСК, де "ДСК" застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

 

8.5. Реєстраційний індекс наказів з адміністративно-господарських питань складається з порядкового номера, наказів з кадрових питань тривалого (понад 10 років) зберігання - з порядкового номера та літерного індексу "к", наприклад: 10-к, де 10 - порядковий номер, "к" - літерний індекс, наказів з кадрових питань тимчасового (до 10 років включно) зберігання - з порядкового номера та літерного індексу "кт", наприклад: 15-кт, де 15 - порядковий номер, "кт" - літерний індекс.

 

8.6. Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

 

9. Посилання на реєстраційний індекс і дату

 

Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

 

10. Місце складення або видання

 

Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України, а саме зазначається адміністративно-територіальна одиниця, на території якої знаходиться офіс арбітражного керуючого.

 

11. Гриф обмеження доступу

 

Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження" на рівні реквізиту "Найменування арбітражного керуючого".

 

12. Адресат

 

12.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

 

 

 

Міністерство юстиції

 

 

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

 

 

 

Міністерство юстиції

 

Директору Департаменту нотаріату,

банкрутства та функціонування

центрального засвідчувального органу

 

Прізвище, ініціали (ініціал імені)

 

 

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

 

 

 

Начальнику Головного управління

юстиції у м. Києві

 

Прізвище, ініціали (ініціал імені)

 

 

12.2. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

 

12.3. Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

 

 

 

Міністерство юстиції

 

вул. Городецького, буд. 13,

м. Київ, 01001

 

 

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначаються у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

 

 

 

Бондарчук Іван Васильович

 

вул. Кірова, буд. 17, кв. 1,

м. Київ, 02230

 

 

13. Гриф затвердження документа

 

Арбітражний керуючий здійснює затвердження певних видів документів з проставленням грифа затвердження з урахуванням додатка 3 до цих Правил.

 

Гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування арбітражного керуючого, підпису, ініціалів (ініціала імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

 

 

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Арбітражний керуючий

(розпорядник майна, керуючий санацією,

ліквідатор)

 

 

 

Підпис

Ініціали (ініціал імені), прізвище

 

 

 

Дата

 

 

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.

 

14. Заголовок до тексту документа

 

14.1. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється особою, яка створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

 

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про підвищення кваліфікації; протокол (чого?) наради; посадова інструкція (кого?) помічника арбітражного керуючого.

 

14.2. Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 мм), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

 

15. Текст документа

 

15.1. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

 

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

 

15.2. Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

 

16. Відмітки про наявність додатків

 

16.1. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

 

16.2. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер.

 

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

 

16.3. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

 

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

 

16.4. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

 

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

 

Додаток:

на 5 арк. у 3 прим.

 

 

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

 

Додатки:

1. Лист Головного управління юстиції у Луганській області від 14.07.2013 № 163/01-05 на 2 арк. в 1 прим.

 

 

 

2. Ухвала господарського суду від 18.09.2013 у справі № 02/1/9-б на 3 арк. в 1 прим.

 

 

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

 

Додаток:

лист Міністерства юстиції від 10.11.2013 № 6548/ 03-09 і додаток до нього, усього на 20 арк. в 1 прим.

 

 

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

 

Додаток:

згідно з описом на 2 арк.

 

 

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

 

Додаток:

на 5 арк. у прим. на першу адресу.

 

 

17. Підпис

 

17.1. Арбітражний керуючий підписує документи особисто.

 

Підпис складається з найменування арбітражного керуючого, який підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціала імені) і прізвища, наприклад:

 

Арбітражний керуючий (розпорядник

майна, керуючий санацією, ліквідатор)

 

Підпис

 

Ініціали (ініціал імені), прізвище

 

 

або

 

Арбітражний керуючий

Підпис

Ініціали (ініціал імені), прізвище

 

 

17.2. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством. Арбітражний керуючий повинен забезпечити засвідчення електронного документа за допомогою електронного цифрового підпису.

 

17.3. Факсимільне відтворення підпису арбітражного керуючого на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

 

18. Відбиток печатки

 

18.1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис арбітражного керуючого скріплюється його печаткою.

 

18.2. Примірний перелік документів, підпис арбітражного керуючого на яких скріплюється печаткою арбітражного керуючого, наведено в додатку 4 до цих Правил.

 

18.3. Відбиток печатки арбітражного керуючого ставиться також на копіях документів, що ним надаються.

 

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування арбітражного керуючого, який підписав документ, але не його підпис, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М.П.", "Печатка".

 

18.4. Облік печаток і штампів арбітражного керуючого здійснюється ним у журналі обліку печаток і штампів за формою згідно з додатком 5 до цих Правил.

 

19. Відмітка про засвідчення копій документів

 

19.1. Копії або витяги з документів, які надаються та зберігаються арбітражним керуючим, повинні бути засвідчені підписом арбітражного керуючого та скріплені його печаткою з обов'язковим зазначенням дати засвідчення.

 

19.2. Арбітражний керуючий може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються ним, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту.

 

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, під час формування особових справ осіб, які перебувають з арбітражним керуючим у трудових відносинах, арбітражний керуючий може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо), а також під час формування справи боржника.

 

19.3. Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа.

 

19.4. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", "Арбітражний керуючий", особистого підпису арбітражного керуючого, його ініціалів (ініціала імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

 

Згідно з оригіналом

 

 

 

 

 

Арбітражний керуючий

Підпис

Ініціали (ініціал імені), прізвище

 

Дата

 

 

 

 

 

 

19.5. Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою арбітражного керуючого.

 

20. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі

 

Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc.

 

21. Відмітка про надходження документа

 

Відмітка про надходження документа до арбітражного керуючого проставляється від руки або за допомогою штампа на лицьовому полі у правому куті нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа.

 

22. Складення наказів

 

22.1. Арбітражний керуючий видає накази з адміністративно-господарських та кадрових питань.

 

22.2. Проекти наказів з кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки тощо) готуються на підставі заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

 

22.3. Наказ оформляється на бланку наказу. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про прийняття на роботу") або іменника ("Про підсумки...").

 

22.4. Текст наказу з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

 

У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися зі слів "З метою" тощо. Якщо наказ видається на підставі нормативно-правового акта або іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

 

У тексті наказів з кадрових питань констатуюча частина не зазначається.

 

Розпорядча частина наказу починається зі слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

 

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.

 

22.5. У тексті наказів з кадрових питань констатуюча частина не зазначається.

 

Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: "ПРИЗНАЧИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

 

22.6. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його заробітної плати.

 

22.7. У наказі з кадрових питань зазначається підстава для його видання (заява працівника, контракт, трудовий договір).

 

22.8. Під час ознайомлення з наказом з кадрових питань згаданими у ньому особами та з наказом з адміністративно-господарських питань, що містить положення, з якими повинні ознайомитись особи, які перебувають у трудових відносинах з арбітражним керуючим, на першому примірнику наказу проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

 

22.9. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з адміністративно-господарських питань та з кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію.

 

22.10. Копії наказів засвідчуються арбітражним керуючим.

 

23. Складення протоколів

 

Обговорення питань на зборах, нарадах фіксується в протоколах, які оформлюються на підставі записів, зроблених під час засідань. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

 

У вступній частині протоколу зазначаються прізвище та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених та присутніх осіб. Наприкінці вступної частини зазначається порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщуються у порядку їх значущості, із зазначенням доповідача з кожного питання.

 

Основна частина протоколу складається за схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

 

Протоколи підписуються головуючим на зборах (нарадах) і секретарем.

 

24. Складення службових листів

 

24.1. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між арбітражним керуючим та державними органами, підприємствами, установами, організаціями, громадянами як:

 

відповіді про виконання арбітражним керуючим завдань, визначених у нормативно-правових актах з питань відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом;

 

відповіді на запити державних органів, підприємств, установ, організацій;

 

відповіді на звернення громадян;

 

ініціативні листи;

 

супровідні листи.

 

24.2. Службовий лист оформляється на бланку для листів формату А4 (210 х 297 мм). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 мм).

 

24.3. Лист має такі реквізити: дату, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресата, заголовок до тексту, текст, відмітку про наявність додатків (у разі потреби), підпис.

 

24.4. Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.

 

24.5. Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 мм), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

 

24.6. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

 

Текст листа викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную". Як правило, у листі порушується одне питання.

 

24.7. Службові листи підписуються відповідно до глави 17 цього розділу. Печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

 

III. Організація документообігу та виконання документів

 

1. Приймання документів, що надходять до арбітражного керуючого

 

1.1. Арбітражний керуючий отримує поштою або кур'єрською службою, фельд'єгерською службою письмову кореспонденцію, дрібні пакети, бандеролі тощо.

 

1.2. Арбітражний керуючий повинен:

 

мати електрозв'язок для отримання факсограм, телефонограм, телеграм, електронних документів, доступ до мережі Інтернет;

 

забезпечити отримання доставленої йому в установленому законодавством порядку кореспонденції із застосуванням електронного цифрового підпису та за наданою ним у встановленому законодавством порядку до управління юстиції поштовою адресою місцезнаходження офісу, номером телефону, факсу та адресою електронної пошти.

 

1.3. Вхідні документи, що надійшли на поштову адресу арбітражного керуючого, приймаються ним особисто або особою, відповідальною за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого.

 

1.4. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити поштову адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

 

1.5. У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном).

 

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт про відсутність вкладень у конверті та пошкодження кореспонденції (конверта) за формою згідно з додатком 6 до цих Правил у двох примірниках, один примірник якого з пошкодженою кореспонденцією надсилається відправникові, а другий залишається у арбітражного керуючого.

 

1.6. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду або пересилаються за належністю.

 

1.7. На вхідних документах проставляється відмітка про надходження документа відповідно до глави 21 розділу ІІ цих Правил.

 

2. Реєстрація документів

 

2.1. Реєстрація документів (кореспонденції) є фіксацією факту створення, відправлення або одержання документа (кореспонденції) шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ у відповідних журналах.

 

2.2. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні, найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, договори (угоди), заяви працівників).

 

Не підлягають реєстрації документи згідно з примірним переліком документів, що не підлягають реєстрації, наведеним у додатку 7 до цих Правил.

 

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

 

2.3. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання.

 

2.4. Документи реєструються за групами залежно від назви, виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

 

накази з адміністративно-господарських питань;

 

накази з кадрових питань тривалого (понад 10 років) зберігання;

 

накази з кадрових питань тимчасового (до 10 років включно) зберігання;

 

договори (угоди), однією зі сторін яких є арбітражний керуючий, що пов'язані з його діяльністю;

 

бухгалтерські документи;

 

службові листи;

 

звернення громадян;

 

факсограми.

 

2.5. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до глави 8 розділу ІІ цих Правил.

 

2.6. Реєстрація документів здійснюється в журналах за формами згідно з додатками 8-15 до цих Правил.

 

3. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

 

3.1. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службами.

 

3.2. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

 

3.3. З використанням засобів електрозв'язку здійснюється передача телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.

 

3.4. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

 

4. Контроль за виконанням документів

 

4.1. Арбітражний керуючий особисто контролює виконання документів, що надійшли від Міністерства юстиції, управління юстиції, інших державних органів, та зобов'язаний своєчасно їх виконувати.

 

Арбітражним керуючим можуть бути поставлені на контроль також інші документи.

 

4.2. Документи, які перебувають на особистому контролі в арбітражного керуючого, до їх повного виконання вміщуються в окрему папку з написом "Контрольна папка".

 

4.3. При розгляді документів, звернень тощо арбітражний керуючий зобов'язаний дотримуватись установлених законодавством строків виконання таких документів.

 

4.4. На виконаних документах проставляється відмітка про виконання, яка включає в себе слова "До справи" і номер справи, у яку повинен бути підшитий виконаний документ, а також посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання. Документ вважається виконаним тоді, коли вирішені всі питання, поставлені в ньому, і, якщо це потрібно, дано відповідь кореспонденту. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє арбітражний керуючий або особа, яка відповідальна за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша або на звороті першого аркуша документа, наприклад:

 

До справи № 01-11

До справи № 01-20

 

Лист-відповідь від 20.05.2013

№ 04-10/05/342

Питання вирішено позитивно

під час телефонної розмови

01.05.2013

 

Найменування арбітражного керуючого

або прізвище, ім'я, по батькові особи,

яка відповідальна за організацію діловодства

та архіву арбітражного керуючого

 

Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

 

21.05.2013

Найменування арбітражного керуючого

або прізвище, ім'я, по батькові особи,

яка відповідальна за організацію діловодства

та архіву арбітражного керуючого

 

Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

 

02.05.2013

 

 

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

 

1. Складення номенклатури справ

 

1.1. Арбітражний керуючий протягом місяця з дня внесення щодо нього інформації до Єдиного реєстру арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів) України складає номенклатуру справ за формою згідно з додатком 16 до цих Правил та на підставі Примірної номенклатури справ арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) (далі - Примірна номенклатура) згідно з додатком 17 до цих Правил.

 

1.2. Номенклатура справ, що складається арбітражним керуючим вперше, схвалюється експертною комісією (далі - ЕК) управління юстиції та погоджується з експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву. Надалі номенклатура справ схвалюється ЕК управління юстиції лише у разі суттєвих змін у складі справ.

 

Номенклатура справ складається у трьох примірниках: перший (недоторканний) примірник зберігається у відповідній справі арбітражного керуючого, другий примірник є робочим і використовується в практичній роботі безпосередньо арбітражним керуючим або особою, відповідальною за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого, а третій примірник залишається в управлінні юстиції.

 

1.3. Номенклатура справ щороку до 25 грудня переглядається, уточнюється, передруковується, складається у двох примірниках, затверджується арбітражним керуючим та запроваджується в дію з 1 січня наступного календарного року.

 

1.4. З Примірної номенклатури до номенклатури справ арбітражного керуючого переносяться лише ті заголовки справ, документи яких фактично створюються під час діяльності арбітражного керуючого. При цьому заголовки справ конкретизуються і уточнюються (вказують авторів, види документів тощо). До номенклатури справ дозволяється включати також заголовки справ, що не передбачені Примірною номенклатурою.

 

Залежно від кількості документів у справі та строків їх зберігання в номенклатурі справ дозволяється об'єднувати чи дрібнити справи, зазначені в Примірній номенклатурі. Подрібнення справ може здійснюватися і за кореспондентами.

 

До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

 

1.5. Строки зберігання справ, передбачені Примірною номенклатурою, переносяться до номенклатури справ арбітражного керуючого. Скорочувати строки зберігання не дозволяється.

 

Для документів, не передбачених Примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюються на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (далі - Перелік типових документів).

 

1.6. При оформленні номенклатури справ арбітражного керуючого необхідно дотримуватися таких вимог.

 

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс, що наводиться у першій графі. Індекс справ складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи.

 

Наприклад: 02-08, де 02 - найменування напряму діяльності, 08 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

 

У другій графі наводиться заголовок справи, який повинен чітко у стислій формі відображати склад і зміст документів справи. Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); кореспондент або адресат; короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої (якого) належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

 

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення діловодства, вживається узагальнений термін "документи", а основні види документів, згруповані у справі, зазначаються в дужках.

 

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

 

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби заголовок кожної справи.

 

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від державних органів, громадян, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

 

Третя графа (кількість справ) заповнюється після закінчення календарного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася у минулому календарному році.

 

У четвертій графі вказуються строки зберігання і посилання на статті Примірної номенклатури або Переліку типових документів з урахуванням приміток ("після закінчення журналу та повернення документів", "після заміни новими" тощо.)

 

Строк зберігання "Доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається арбітражним керуючим, але не може бути менше одного року. Строк зберігання "До припинення діяльності" означає, що документи безстроково зберігаються в арбітражного керуючого, а в разі припинення його діяльності документи підлягають повторній експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до відповідної архівної установи згідно з пунктом 5.1 глави 5 розділу V цих Правил.

 

У п'ятій графі можна робити примітки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про осіб, відповідальних за формування справ, тощо.

 

Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом усього терміну їх вирішення під одним індексом.

 

1.7. У кінці календарного року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється підписом арбітражного керуючого.

 

2. Формування справ

 

2.1. Формування справ передбачає групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ арбітражного керуючого.

 

Формування номенклатурних справ арбітражного керуючого здійснює особисто арбітражний керуючий або особа, відповідальна за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого.

 

2.2. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому законодавством порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи тимчасового зберігання; за обсягом справа тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

 

2.3. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

 

2.4. Накази з адміністративно-господарських питань і з кадрових питань групуються у різні справи.

 

Накази з кадрових питань групуються відповідно до їх видів та строків зберігання у дві справи:

 

накази з кадрових питань тривалого зберігання (до справи включаються накази зі строком зберігання 75 років, зокрема: про прийняття на роботу; переміщення за посадою; переведення на іншу роботу; сумісництво; звільнення; підвищення кваліфікації); зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання); оплату праці та нарахування доплат, матеріальної допомоги; надання відпусток для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та відпусток без збереження заробітної плати тощо);

 

накази з кадрових питань тимчасового зберігання (до справи включаються накази зі строком зберігання 5 років, зокрема: про відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням тощо).

 

2.5. Протоколи систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

 

2.6. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується після документа-запиту.

 

2.7. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу (трудовий договір (контракт)); особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту (копії), копія наказу про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

 

2.8. Звіти (статистична, оперативна та інша звітність) формуються у справи того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.

 

2.9. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) осіб, які перебувають у трудових відносинах з арбітражним керуючим, систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату коштів (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

 

2.10. Усі документи з грифом "Для службового користування" формуються в одну справу.

 

Після закінчення календарного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається поаркушно. Документи тривалого (понад 10 років) зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається самостійний заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ.

 

Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Строк зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

 

2.11. Арбітражний керуючий, який виконує повноваження розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора у справі про банкрутство, зобов'язаний вести справу щодо кожного боржника (банкрута), до якої долучаються документи та витяги з них або їх копії, що пов'язані з виконанням арбітражним керуючим покладених на нього обов'язків, зокрема:

 

ухвали, постанови господарського суду у справі про банкрутство, інші судові ухвали, рішення, які стосуються справи;

 

протоколи зборів кредиторів;

 

реєстр вимог кредиторів, письмові заяви кредиторів з вимогами до боржника та результати їх розгляду (рішення про визнання чи відхилення вимог);

 

протоколи комітету кредиторів;

 

листування арбітражного керуючого щодо забезпечення ним виконання покладених обов'язків;

 

звіти арбітражного керуючого та додатки до них, надані комітету кредиторів та господарському суду, у тому числі копії актів приймання-передавання документів (справ) підприємства-банкрута до відповідної архівної установи;

 

документи, які підтверджують витрати арбітражного керуючого у зв'язку з виконанням ним своїх повноважень;

 

плани санації, зміни та додатки до них;

 

мирові угоди та додатки до них;

 

документи, що підтверджують виконання плану санації;

 

копії заяв, позовних заяв та клопотань, що подаються арбітражним керуючим до суду, щодо забезпечення ним виконання покладених обов'язків;

 

акти інвентаризації і аналіз фінансово-господарського стану боржника;

 

звіт про оцінку майна (акт оцінки майна) боржника (банкрута);

 

копії договорів, що пов'язані з ліквідацією боржника (банкрута);

 

протоколи проведення аукціонів;

 

документи щодо формування ліквідаційної маси;

 

перелік майна боржника (банкрута), що є предметом забезпечення;

 

документи, що підтверджують погашення вимог кредиторів;

 

ліквідаційний баланс;

 

інші документи, що пов'язані з виконанням арбітражним керуючим покладених на нього обов'язків.

 

3. Зберігання документів у поточному діловодстві

 

3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву арбітражного керуючого зберігаються за місцем їх формування.

 

3.2. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

 

Якщо в офісі працюють двоє чи більше арбітражних керуючих, їх документи поточного діловодства та архіви повинні зберігатися в окремих шафах або окремих кімнатах для зберігання архівних документів.

 

Документи, передані до архіву арбітражного керуючого, повинні зберігатися окремо від документів поточного діловодства.

 

3.3. Вилучення документів з поточного діловодства та архіву арбітражного керуючого допускається лише за рішенням суду в порядку, передбаченому законом, про що складається у двох примірниках акт про вилучення документів (справ) за формою згідно з додатком 18 до цих Правил: перший примірник зберігається у відповідній справі арбітражного керуючого, а другий примірник передається відповідному державному органу, що вилучив документи. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії, які засвідчуються в установленому цими Правилами порядку.

 

3.4. У разі вилучення документів відповідно до пункту 3.3 цієї глави та видавання справ і документів поточного діловодства арбітражного керуючого для ознайомлення та роботи обов'язково проставляються відмітки у журналі реєстрації видачі справ та документів поточного діловодства арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) за формою згідно з додатком 19 до цих Правил.

 

V. Порядок підготовки справ для архівного зберігання та архівне зберігання

 

1. Експертиза цінності документів

 

1.1. Експертиза цінності документів здійснюється арбітражним керуючим або особою, відповідальною за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого, щороку та у разі припинення діяльності арбітражного керуючого на підставі Переліку типових документів та номенклатури справ шляхом поаркушного перегляду кожної справи.

 

1.2. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів тривалого (понад 10 років) зберігання для подальшого їх зберігання в архіві арбітражного керуючого, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

 

1.3. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

 

1.4. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

 

1.5. Підготовка й оформлення документів та групування їх у справи для архівного зберігання арбітражного керуючого включають перевірку правильності формування документів у справи, наявність їх відповідно до затвердженої номенклатури справ та відповідність вимогам законодавства документів, долучених до справи, а у передбачених законодавством випадках - копій з документів, які необхідні для здійснення діяльності арбітражного керуючого, наявність печаток, підписів, номерів тощо, а також оформлення справ та відповідність їх номенклатурі справ.

 

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ арбітражний керуючий зобов'язаний їх усунути.

 

1.6. Документи слід відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. У разі відсутності оригіналів залишають засвідчені в установленому законодавством порядку копії відповідних документів.

 

1.7. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2013 році, починається з 01 січня 2014 року.

 

2. Оформлення справ для архівного зберігання

 

2.1. Оформлення справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань передбачає нумерацію аркушів у справі, складення внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

 

2.2. З метою дотримання порядку розміщення документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, повинні бути пронумеровані. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

 

Номери на аркушах проставляються в правому верхньому куті нумератором або простим олівцем таким чином, щоб не зачепити текст. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.

 

Аркуші кожного тому справи нумеруються окремо, починаючи з № 1.

 

Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

 

2.3. Внутрішній опис складається до справ тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та справ боржників на окремому аркуші за формою згідно з додатком 20 до цих Правил.

 

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами і словами кількість документів, що включені до опису, кількість аркушів справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується арбітражним керуючим.

 

Внутрішній опис підшивається на початку справи, а засвідчувальний напис справи підшивається в кінці справи.

 

2.4. У засвідчувальному написі за формою згідно з додатком 21 до цих Правил зазначаються цифрами і словами кількість аркушів та окремо літерні аркуші, пропущені номери аркушів та кількість аркушів внутрішнього опису у справі. У графі "Особливості фізичного стану та формування справи" засвідчувального напису вказуються всі дефекти, які неможливо усунути (пошкоджені аркуші, зруйновані, залиті чорнилом), наприклад:

 

"Нижній кут 20 аркуша частково відірвано, верхній кут 85 аркуша залито чорнилом. Крім того, внутрішній опис на 2 аркушах".

 

2.5. Підшивання документів у справи здійснюється міцними, туго натягнутими нитками. При підшиванні документа в справу робляться 4 проколи, відстань від верхнього і нижнього країв документа не повинна бути більше 2 см.

 

Підшивання здійснюється так, щоб збереглася повна можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче ніж на 2 см, а аркуші не повинні виступати за край обкладинки. Якщо текст документа розміщений близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді.

 

2.6. Металеві скріплення (скріпки, шпильки тощо) зі справи видаляються.

 

2.7. Обкладинки справ оформляються за формою згідно з додатком 22 до цих Правил.

 

Обкладинки справ з документами, які підлягають тривалому (понад 10 років) зберіганню та з кадрових питань, повинні бути виготовлені з твердого картону.

 

Угору