Щодо запровадження електронного сервісу проставлення апостиля, роз'яснює відділ державної реєстрації актів цивільного стану Єланецького районного управління юстиції
у Миколаївській області

З метою підвищення рівня довіри до офіційних документів України, на яких проставляється апостиль, та з урахуванням статті 7 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів було прийнято Постанову Кабінету Міністрів України від 04.11.2015 № 890 «Деякі питання забезпечення запровадження електронного сервісу проставлення апостиля», якою затверджено Порядок ведення Електронного реєстру апостилів. Відповідно до підпунктів 73 та 74 пункту 4, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, та з метою забезпечення запровадження електронного сервісу проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, впорядковано відносини з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації, видано Наказ Міністерства юстиції України «Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації» від 11.11.2015 за № 2268/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.11.2015 за № 1419/27864, яким затверджено Порядок проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України та Порядок підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації. Порядок ведення Електронного реєстру апостилів регулює ведення Електронного реєстру апостилів та внесення до нього відомостей про апостилі, проставлені в Україні на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, та на всіх інших видах документів, що призначені для використання на території інших держав. Реєстрація в Реєстрі відомостей про проставлення апостиля здійснюється з метою створення єдиної бази даних відповідних відомостей та спрощення перевірки факту проставлення апостиля і відповідності записів у ньому відомостям Реєстру. Держателем Реєстру є Мін'юст, який забезпечує ведення Реєстру. Ведення Реєстру здійснюється за допомогою технічних і програмних засобів, які забезпечують формування апостиля у вигляді електронного документа, захист відомостей, що містяться в Реєстрі, від несанкціонованих дій, пошук записів, внесених до Реєстру, надання інформації з Реєстру.
Заяву про проставлення апостиля може подати будь-яка особа за умови пред'явлення документа, що посвідчує особу громадянина України, національного паспорта іноземця або документа, що посвідчує особу іноземця. До заяви додається оригінал документа, на якому необхідно проставити апостиль, документ про оплату послуги з проставлення апостиля (квитанція, видана банком, платіжне доручення з відміткою банку, квитанція з платіжного термінала, квитанція (чек) поштового відділення зв'язку), яка для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства складає 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн.) та для юридичних осіб - 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн). Відомості щодо документів про оплату послуг з проставлення апостиля, документів, що підтверджують право на звільнення від оплати, чи щодо їх засвідчених в установленому порядку копій зберігаються в Реєстрі протягом трьох років після реєстрації апостиля і після закінчення зазначеного строку підлягають виключенню.
Запис про апостиль містить такі відомості: назву і дату видачі офіційного документа, на якому проставляється апостиль; прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, яка підписала офіційний документ, на якому проставлено апостиль, а стосовно офіційних документів, які не підписані, - найменування органу, що проставив відбиток печатки або штампа; дату проставлення апостиля; найменування уповноваженого органу, який проставив апостиль; прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) та посаду особи, яка проставила апостиль; реєстраційний номер апостиля.
Будь-яка особа має право на доступ до відомостей Реєстру про проставлений апостиль безоплатно чере з веб-сайт, що ведеться адміністратором Реєстру. Порядок проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України визначає процедуру проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України з метою реалізації Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472.
Проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів в такому порядку: прийняття документів, формування та реєстрація заяви; розгляд документів, поданих для проставлення апостиля; проставлення апостиля, відмова у його проставленні; видача документів за результатом розгляду заяви.
Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2-х днів. Після реєстрації заяви посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України виготовляє електронні копії документів шляхом сканування та розміщує їх у Реєстрі за допомогою програмних засобів його ведення. Відповідальність за відповідність електронних копій документів, поданих для проставлення апостиля, таким документам у паперовій формі покладається на посадову особу територіального органу Міністерства юстиції України, що здійснювала їх прийом.
За результатом прийняття заяви та документів, поданих для проставлення апостиля, заявнику в разі його особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України видається відривна частина заяви, що містить відомості про номер заяви, дату її прийняття, кількість поданих документів, прізвище, ім'я та по батькові заявника і суму сплачених коштів за надання послуг з проставлення апостиля. Заява з проставленим підписом заявника, документи, подані для проставлення апостиля, у паперовій формі, у тому числі документ про оплату послуги з проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, виготовлена посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України відповідно до цього Порядку, або у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, засвідчена в установленому законодавством порядку, залишаються у територіальному органі Міністерства юстиції України. Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються Міністерством юстиції України. Посадова особа Міністерства юстиції України з'ясовує: чи підлягають подані документи проставленню апостиля; справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах. За результатом розгляду заяви та поданих документів посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні, формуючи за допомогою програмних засобів ведення Реєстру відповідний електронний документ з накладенням власного електронного цифрового підпису та проставленням на документ електронного цифрового підпису (печатки) Міністерства юстиції України. Відомості про проставлення апостиля або про відмову у його проставленні вносяться до Реєстру. За результатом розгляду заяви та поданих документів для проставлення апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, до якого було подано документи шляхом особистого звернення заявника, інформує його, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві. Посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України відповідно до Правил візуалізує на папері апостиль, сформований за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, з обов'язковим прикріпленням у пункті 9 штампа апостиля марки апостиля. Марка апостиля виготовляється на самоклеючому папері, має саморуйнівні властивості, що не дозволяють відклеїти її цілою. Документи, подані для проставлення апостиля, видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві. Про отримання документів з проставленим апостилем заявник, у разі його особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України робить відмітку на відповідній заяві та проставляє власний підпис.

Начальник віддлу ДРАЦС Єланецького РУЮ у Миколаївській області     О. П. Більчук

 

Угору